Ons doel is om scale-ups een boost te geven

Ook als je inkoop en verkoop nog heel overzichtelijk is, doen beginnende bedrijven er goed aan lijn in hun productieketen te brengen. “Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een simpele Excel-tool volstaat”, vertelt supply chain-expert Paul Hehenkamp. “Maar dit tooltje kan meegroeien als de zaken gecompliceerder worden.” Dat scheelt later een hoop geld en tijd weet Paul.

Paul Hehenkamp is een van de ervaren ondernemers en consultants die zijn expertise en netwerk inzet om scale-ups te helpen doorgroeien. Dat gebeurt, met steun van de gemeente Amsterdam, in het expert-programma van Ready to Scale. Samen met andere ondernemers buigt Paul zich over hulpvragen van scale-up ondernemers. “Ons doel is om die ondernemers een boost te geven.”

Zes keer per jaar komen de experts samen. Tijdens die bijeenkomsten krijgen jonge ondernemers gelegenheid om complexe problemen aan hen voor te leggen. Paul: “Dat kunnen financieringsvragen zijn, juridische kwesties of marketingzaken. Noem het maar op. Alles kan. We hebben overal een expert voor in de groep.”

Productieplanning en logistiek

Paul is de man voor vragen over de productieketen. Al 25 jaar is dat zijn tak van sport. Na ervaring te hebben opgedaan binnen verschillende bedrijven, is hij 12 jaar geleden begonnen als consultant bij 4Supplychain Consulting. In die hoedanigheid verbetert hij de productieketen van vooral food-, pharma- en elektronicabedrijven. En dat doet hij nu ook voor scale-ups in het expert-programma van Ready to Scale.

Zijn vakgebied richt zich grofweg op twee puzzels. De ene is de planning in balans brengen tussen verkoop, productie en voorraad. “Dus hoeveel eindproduct ga je verkopen en hoeveel grondstoffen koop je daarvoor in. En wanneer doe je dat?” De tweede puzzel is de logistiek. “Waar leg ik mijn voorraad neer, hoe deel ik het magazijn in, en hoe is de flow van grondstof tot consument.”

Bij beginnende bedrijven zijn deze kwesties vaak nog redelijk overzichtelijk. Maar wel van belang. “Veel ondernemers beginnen op de zolderkamer, maar wanneer ga je daarvan af en huur je een magazijn, of besteed je zaken uit. En als je zo’n stap neemt, hoe organiseer je je productieketen dan? Dat kun je allemaal uitrekenen.”

Geavanceerde software

Bedrijven worden vaak opgericht met een idee over een product dat de oprichters op de markt willen brengen, ziet Paul. “In de beginfase ligt de nadruk vooral op marketing, verkoop en de financiering. Maar op een gegeven moment wordt de supply chain kritischer. Zeker als het bedrijf kapitaalintensiever wordt, is het nodig dat er goed naar de productieketen gekeken wordt. Bijvoorbeeld naar de inkoop van grondstoffen of halffabricaten. Waar doe je dat, en in welke mate committeer je je als afnemer, hoeveel koop je in. En waar leg je het neer. Het kost allemaal veel geld dus dat moet je goed op orde krijgen.”

Er zijn veel handige programma’s voorhanden voor de productieketens, vertelt Paul enthousiast. “In het begin kun je gewoon een tooltje optuigen in Excel. Als je productieketen gecompliceerder wordt, kun je meer geavanceerde software gaan gebruiken die van de inkoop en productie van duizenden producten kunnen plannen.”

Zo voorkom je veelgemaakte fouten zoals het bullwhip-effect, in het Nederlands ook wel het opslingereffect genoemd. Hiervan is sprake als een verkeerde inschatting van de consumentenvraag een domino-effect in de toeleveringsketen veroorzaakt. Voor een goed voorbeeld hiervan gaat Paul even terug naar de pandemie. Toen kwam er een run op fietsen. De toegenomen vraag leidde ertoe dat Nederlandse merken grote bestellingen gingen plaatsen bij hun buitenlandse leveranciers. Toen deze volumes eenmaal geleverd werden en de vraag weer inzakte, lagen de magazijnen vol. Ook in minder dramatische vorm, kan dit leiden tot een (te) zwaar beslag op werkkapitaal en daarmee serieuze problemen voor een scale-up.