Met een flexibel functiehuis behoudt scale-up zijn flexibiliteit

‘Ik wens je veel personeel’

Deze vriendelijk verpakte verwensing is Nienke van der Linden, human resources- en arbeidsrechtspecialist, niet onbekend. Integendeel, personeelsproblemen oplossen en voorkomen is haar dagelijks werk. Dat doet haar bedrijf, Het WerkLab, ook voor de scale-ups die meedoen aan het groeiprogramma Ready to Scale.

Sinds dit jaar zetten Nienke van der Linden en haar collega’s hun kennis en expertise van HR en arbeidsrecht in voor de scale-ups die via Ready to Scale groter willen worden. Ze is erg enthousiast over het groeiprogramma en wat haar bedrijf voor de deelnemers kan betekenen. “De deelnemers zijn over het algemeen niet gaan ondernemen omdat ze HR zo leuk vinden. En de meesten dacht ook niet: leuk een groot team. Maar wil je groeien, dan zijn mensen je drijvende kracht. En met een team is er beleid nodig; om structuur, duidelijkheid en perspectief te kunnen bieden.”

Dus wie groeit heeft ook HR-strategie en -beleid nodig, stelt Van der Linden. “Dan komen wij in beeld.” Het begint met het tijdig hebben van een duidelijke HR-visie en -strategie. Vervolgens helpen we bij de vertaalslag naar HR-beleid en implementatie. Doe je dit niet tijdig en is je team inmiddels behoorlijk gegroeid, dan ga je achter de feiten aanlopen. Dat ziet Van der Linden bijvoorbeeld terug in salarissen die willekeurig zijn vastgesteld. “Hoe hard die persoon op dat moment nodig was en hoe goed hij/zij kon onderhandelen is dan de maatstaf voor de hoogte van het loon geworden. Dat leidt uiteindelijk tot gedoe want werknemers gaan hun arbeidsvoorwaarden met elkaar vergelijken.”

Wat Van der Linden ook niet handig vindt maar vaak tegenkomt zijn van internet geplukte arbeidscontracten. “Die veranderen nog wel eens en uiteindelijk werk je als bedrijf dan met tien varianten op een contract. Dat harmoniseren kan een behoorlijke ingreep zijn. Mensen ontlenen immers rechten aan die contracten. Je doet er als organisatie dus goed aan om gelijk een set aan juridisch correcte documenten te hebben. Denk aan een arbeidsovereenkomst, personeelshandboek en bijvoorbeeld een gebruikersovereenkomst.”

Niet ingewikkeld

Personeelsbeleid hoeft helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. “Je helpt jezelf al enorm als je in een vroeg stadium met een handboek begint waarin processen, regels en werkwijzen omschreven staan. Het is daarbij ook van enorme meerwaarde om je bedrijfsvisie en kernwaarden uit te schrijven, zodat een nieuwe medewerker al vanaf de start hiermee bekend wordt en deze kernwaarden in de haarvaten van de organisatie kunnen gaan zitten. Dan gaat het met elk personeelslid sneller en hou je de procedures uniform en transparant. Dat scheelt op termijn veel tijd en geld.”

Ook een functiehuis inrichten is minder ingewikkeld dan het overkomt. Bij grote organisaties kunnen functies nogal precies omschreven zijn maar dat is voor start-ups en scale-ups helemaal niet handig. “Daar zijn veel medewerkers manusje van alles. Dat is ook de charme vaak van een beginnende onderneming en er is vaak nog helemaal geen ruimte en capaciteit om dat al heel vastomlijnd in te vullen”, aldus Van der Linden.

Er zijn flexibele wendbare functiehuizen voor start-ups en scale-ups te bedenken waarin functieprofielen niet vastomlijnd zijn. “Dan stuur je op competenties die op basis van senioriteit van iemand verwacht worden en deel je de functies in op een aantal niveaus. Bijvoorbeeld Talent, Vakspecialist en Leider. Je beschrijft de vaardigheden en competenties die bij de drie niveaus horen. Gaandeweg, als het bedrijf verder groeit, kun je de taken dan verder differentiëren binnen dit model. Tijdens gesprekken met de medewerkers kun je de verwachtingen en doelen voor dié medewerker verder bespreken, zonder dat dit dus direct in een rigide functieprofiel staat vastgelegd.”